Es una réplica de la factura tradicional en papel y, por ende, tiene su misma validez legal, pero “se expide y recibe en formato electrónico”, según indica la propia Agencia Tributaria.  

No se trata simplemente de crear un documento en formato PDF y enviarlo por correo electrónico. Su autenticidad e integridad deben estar garantizadas con una firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido o a través de medios de intercambio electrónico de datos (EDI) o comunicados previamente a Hacienda y validados por esta.  

La factura electrónica solo se podrá emitir, enviar y recibir electrónicamente en un formato estructurado que facilite su automatización. 

Tendrá que incluir un código QR y un hash para garantizar su trazabilidad e integridad.  .

Bajo el marco de la Ley Crea y Crece, todas las empresas y profesionales localizados en territorio español tienen la obligación de utilizar la factura electrónica. 

Según el artículo 12 de la Ley Crea y Crece, todas las empresas y autónomos deben "expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales", las llamadas B2B (business to business). Es decir, que solo podrás olvidarte de la factura electrónica si única y exclusivamente realizas operaciones con los consumidores finales o B2C (business to customer). 

Julio 2025 es la fecha límite de entrada en vigor de la obligatoriedad del uso de un Sistema Informático de Facturación (SIF).

Se prevén sanciones de hasta 150.000 € para los proveedores de software que no cumplan con los requisitos y de hasta 50.000 € para usuarios que utilicen sistemas no homologados. No obstante, éstas no se impondrán hasta que no se publique oficialmente el Reglamento técnico a través de la Orden Ministerial.

De momento, la remisión de registros de alta a la Agencia Tributaria a través de Sistemas de Emisión de Facturas Verificables o VeriFactu será voluntaria. 

El Sistema SIF es el Sistema Informático de Facturación homologado según los requisitos técnicos definidos por las Leyes, RD y OM aprobadas y publicadas al efecto, que toda empresa o profesional, que no realice las facturas manualmente, deberá utilizar para generar y emitir facturas.

Además, los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) que envíen registros de alta de factura a la Agencia Tributaria se consideran Sistema de Emisión de Facturas Verificables o VeriFACTU. 

Y las facturas que contengan la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o VERI*FACTU, gozarán del prestigio legal de haber sido correctamente registradas en la AEAT.

El 9 de julio del 2021 se publicó la Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, con la que se prohibió el uso de software de doble contabilidad y se citó por primera vez los futuros Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) homologados que soportarán los procesos de facturación.

VeriFactu es el nuevo Sistema de Emisión de Facturas Verificables. Esta medida nace a raíz de la Ley Antifraude, creada con la intención de reducir el fraude fiscal en el país. Por otro lado, la medida Verifactu también pretende incentivar la digitalización de las empresas en los procesos contables, tanto en facturación como fiscalidad.

Con este nuevo sistema, todas las facturas deberán ser expedidas de manera digital. Esto implica que solo las facturas emitidas desde un sistema certificado por la Agencia Tributaria serán válidas. Por ejemplo, si actualmente una empresa o autónomo realiza facturas con herramientas como Word, dejarán de ser válidas.

A pesar de que el Real Decreto 1007/2023 ya ha sido aprobado y ha entrado en vigor, todavía no se ha definido el periodo de adaptación. Por el momento sigue siendo válido utilizar métodos de facturación que no estén en formato digital. Sin embargo, los obligados tributarios deberán estar adaptados antes del 1 de julio de 2025.

Pese a no tener todavía obligatoriedad de presentar las facturas por esta vía, sí que está claro que todas las facturas deberán ser presentadas por el método VeriFactu, independientemente del tamaño de la empresa, su facturación o de si es trabajador autónomo.

Si bien es cierto que esta medida obliga a tener un sistema de facturación digital que esté certificado por Hacienda, estas medidas tendrán numerosas ventajas, no solo para evitar el fraude fiscal, si no para los usuarios.

La digitalización de la contabilidad es una gran ventaja para todas las empresas, proporcionando un gran ahorro de tiempo de los empleados y, por ende, se verá reflejado en un ahorro económico. La digitalización de las facturas tanto emitidas como recibidas tiene un ahorro considerable de tiempo, gracias a sistemas de digitalización como el OCR. Con VeriFactu, las facturas serán emitidas de manera automática a la Agencia Tributaria, por lo que ese trabajo manual desaparecerá, liberando recursos para otras tareas.

En este caso encontramos similitudes con la Factura Electrónica. Nacida con el mismo objetivo de reducir el fraude fiscal, conectada con la Agencia Tributaria y con el formato xml que previene que las facturas puedan ser editadas o manipuladas. En el caso de Odoo, el módulo para la facturación electrónica ya está desarrollado y en funcionamiento, totalmente integrado con facturación y contabilidad. En este caso, VeriFactu es una prioridad absoluta para Odoo y estamos a expensas de que se publique la orden ministerial en el BOE.

Dentro de las ventajas de tener un software de facturación que permita el sistema VeriFactu también es necesario comentar el proceso de digitalizar la empresa. Gracias a sistemas como Odoo, que es un ERP de gestión integral, no solo puedes digitalizar la contabilidad si no todos los procesos. Esto permite tener todas las operaciones conectadas e integradas entre sí, facilitando el trabajo no solo del departamento contable, si no de todas las áreas de la empresa. 

Del mismo modo, los trabajadores autónomos podrán gestionar sin un coste elevado todas las áreas de su negocio. Esto facilita la gestión y aumenta las posibilidades de emprendimiento.

En virtud del RD 1007/2003 publicado en el BOE del 6 de diciembre del 2023, por el que se aprueba el reglamento que establece los requisitos que deben adoptar  los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF), éstos deberán:

• Conservar y procesar la información de facturación, ya sea en el propio sistema informático de facturación o mediante un soporte físico externo o a través de la remisión telemática a otro sistema informático, sea o no de facturación.
• Generar, de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de la factura, un registro de alta de la factura en formato fichero XML.
• Incorporar una huella o hash en los registros de alta y anulación, que los encadene y garantice su trazabilidad.
• Firmar los registros con el certificado electrónico del productor del SIF.
• Incorporar un código QR legible en la factura que facilite su captura y digitalización e incluso permita al receptor proporcionar de forma voluntaria información de ésta a la AEAT.
• Tener un Registro de eventos que permita:
  • • Garantizar la trazabilidad de cualquier descarga, volcado o almacenamiento de registros.
    • Garantizar la conservación inalterable de los datos originales, registrando cualquier modificación o anulación mediante la creación de un nuevo registro.
    • Conservar todos los registros de facturación generados por el propio sistema
    • Contar con un registro de eventos que recoja, de forma automática, cualquier interacción, operación realizada, puesta en marcha y parada, entrada y salida de usuarios y errores ocurridos, que además sea consultable e inviolable.
• Posibilitar la remisión a la AEAT de todos los registros de facturación, y en particular los de alta de factura.
• Facilitar el acceso inmediato y/o extracción de datos a la AEAT, en caso de inspección.

Además, el Sistema Informático de Facturación SIF debe estar registrado como tal y debe mostrar, de forma visible, quien es el productor responsable que lo certifica

Los datos que son enviados de cada factura a la Agencia Tributaria son:

• NIF, nombre y apellidos o razón de tanto el emisor como el receptor
• Número de serie de la factura
• Fecha de la factura y fecha de pago
• Especificación de si es una factura completa o una factura simplificada
• Descripción de las operaciones
• Importe: base imponible y total
• Código de identificación del sistema informático y código de registro del alta
• Hora exacta en la que se genera el registro de facturación del alta
• QR
  

VeriFactu tendrá una metodología similar a la del SII o TicketBAI. Con la configuración completa, se tendrá una conexión directa vía EDI para el envío automático de las facturas a la Agencia Tributaria.

Sin embargo, VeriFactu será requerido solamente para las facturas de venta, por lo que habrá la posibilidad de acogerse solamente al SII para presentar las facturas, quedando a elección de cada uno.